Buletin Staf - Kolej Matrikulasi Negeri Sembilan

Oleh Maslinda Sherliza Ma'aris

Kewibawaan sesebuah organisasi bergantung kepada prestasi setiap warga kerja di bawahnya. Andai setiap warga kerja itu cekap, amanah dan berdisiplin maka tidak timbul masalah ada kerja yang tidak sempat disiapkan atau timbunan kerja yang masih lagi memerlukan penelitian.

Persoalan yang sering menghantui sesebuah organisasi adalah kerja yang gagal disiapkan, padahal tempoh yang diberi lazimnya berpatutan.

Apabila diselidiki, ramai yang menyatakan masa tidak cukup untuk melaksanakan sesuatu tugas yang diberikan. Semua ini adalah alasan yang biasa didengar oleh pihak pengurusan apabila sesuatu tugas tidak dapat dilaksanakan oleh warga kerjanya.

Punca masalah ini yang semakin hari semakin berleluasa adalah amalan menangguh kerja yang sering diamalkan oleh pekerja.

Pada mereka mungkin terlalu banyak kerja yang hendak disiapkan hingga tidak dapat mengenalpasti kepentingan sesuatu kerja tersebut kerana setiap tugasan yang diberi mempunyai tarikh tamat yang tersendiri.

Bagi mereka kerja yang lambat lagi perlu dihantar akan dibuat kemudian atau kadangkala lupa terus untuk dibuat.

Mereka akan memfokus menyiapkan kerja yang tarikh tamat hampir tiba terlebih dahulu. Sikap inilah yang menjadi punca utama kepada kegagalan sesebuah organisasi melaksanakan amanah dengan cemerlang.

Bertangguh bermakna kita dengan sengaja melambat atau tidak menyiapkan sesuatu kerja, aktiviti atau tugasan yang diamanahkan atas pelbagai alasan.

Sikap suka bertangguh ini ibarat virus atau barah yang senang membejati setiap pekerja dalam sesebuah organisasi. Cuba kita renungkan, berapa ramaikah pekerja yang akan membuat To Do List setiap hari apabila datang ke pejabat.

Pada kebiasaannya memang tidak ramai kerana pekerja yang mementingkan senarai itu adalah pekerja yang berdisiplin sahaja.

Umpamanya seorang setiausaha yang cekap, yang bertanggungjawab menjaga perihal ketua masing-masing dan perlu membuat kerja secara sistematik serta efisien.

Setiap setiausaha itu wajar membuat senarai kerja setiap hari kerana kelancaran urusan kerja bagi ketua mereka bergantung kepada kecekapan mereka.

Oleh itu, setiausaha yang tidak membuat kerja secara tersusun dan teratur akan dapat dilihat berdasarkan kepincangan di dalam urusan seharian.

Contohnya, pertindihan temujanji dengan klien atau ketua mereka tidak dapat menghadiri mesyuarat kerana tidak dimaklumkan sebelum tiba harinya.

Ini adalah masalah yang selalu terjadi akibat sikap setiausaha yang menganggap setiap tugasan yang diterima itu sama sahaja.

Selain itu, sikap bertangguh ini bukan sahaja disebabkan alasan yang tidak munasabah bahkan juga dijadikan amalan oleh pekerja masa kini.

Kadang-kadang sikap bertangguh itu terjadi kerana kita mengambil masa yang terlalu lama menguruskan hal peribadi sendiri tanpa memikirkan ada kerja yang menunggu dan perlu disiapkan.

Hal-hal yang tidak berkaitan dengan kerja selalu dijadikan keutamaan hingga menjejaskan kerja hakiki di pejabat. Setiap hari kerja kita akan diganggu oleh pelbagai kerenah manusia yang akan melambatkan kita menyelesaikan kerja yang telah dirancang seperti membalas khidmat pesanan ringkas (SMS) peribadi. Menjawab telefon terlalu lama, kerap ke tandas, lebih suka berborak dari melakukan kerja yang diamanahkan, mengambil masa yang lama ketika rehat makan tengahari dan sebagainya.

Pelbagai alasan akan dicari atau direka sekiranya kerja yang perlu disiapkan itu tergendala.

Kenapa wujudnya sikap bertangguh?

Di antara faktor yang menyebabkan wujudnya sikap bertangguh ini adalah seperti berikut:

1. Pengurusan - Sistem pengurusan yang lemah termasuk dari segi pengurusan diri, masa, sumber dan tenaga.

2. Kesempurnaan - Pekerja mempunyai sikap kesempurnaan yang tinggi di dalam melaksanakan sesuatu kerja yang diberi.

Sikap ini sememangnya elok diamalkan tetapi sekiranya ia terlalu mementingkan kesempurnaan ia akan dikategorikan sebagai cerewet.

Oleh itu, sekiranya pekerja mengamalkan sikap yang demikian, maka sebenarnya tiada kerja yang dapat dilaksanakan.

3. Sikap sambil lewa - Pekerja mempunyai sikap yang tidak mengambil berat mengenai sesuatu tugasan yang diberi.

Mereka tidak menumpukan sepenuh perhatian dan gagal memberikan maklumat serta data yang diperlukan dalam menyiapkan tugasan.

Apabila kita bersikap sambil lewa atau ambil mudah maka tiada komitmen serta disiplin yang lemah terhadap diri kita dan tugas-tugas yang diserahkan segalanya pasti akan tertangguh.

4. Masalah fizikal - Pekerja yang mempunyai masalah kesihatan yang tidak mengizinkan mereka bergerak terlalu banyak dan pantas akan menyebabkan banyak kerja tertangguh.

Ini akan menyebabkan penurunan produktiviti kerja.

Strategi

Antara lain terdapat beberapa strategi yang telah dikenal pasti untuk mengatasi masalah ini seperti berikut:

1. Menetapkan matlamat bagi tempoh pencapaian kerja anda.

Pekerja hendaklah menetapkan tempoh untuk mencapai sesuatu matlamat kerja. Kaji tahap atau kedudukan pekerja sekarang berbanding dengan apa yang pekerja inginkan.

Kira dan tentukan berapa banyak masa yang diperlukan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.

2. Merancang tugasan harian ketika di pejabat. Pekerja haruslah merancang tugasan harian di pejabat dengan membuat senarai tugas atau To Do List.

Pekara ini perlu dilakukan setiap hari sebelum balik dan sewaktu tiba di pejabat ketika awal pagi bagi memastikan penyusunan kerja yang penting diutamakan dan didahulukan.

Dengan membuat senarai tugasan mengikut prioriti yang perlu diuruskan, pekerja akan dapat mengenal pasti sekiranya ada tugasan yang tertunggak dan tidak dapat diselesaikan semalam akan diuruskan pada keesokan hari.

Perancangan

Pekerja juga boleh mengklasifikasikan kerja yang mana patut diutamakan dahulu dan kerja yang akan dibuat kemudian. Perancangan ini juga akan memberi gambaran kepada pekerja berapa banyak bebanan tugas yang harus diselesaikan dalam tempoh masa yang telah ditetapkan.

3. Mencari kaedah bagi mengingatkan pekerja. Untuk melakukan tugasan seperti mencatat dalam diari atau digital organizer, memakai palmtop, memasukkan maklumat kerja di dalam telefon atau menulisnya di kalendar meja dengan memasukkan maklumat bila tugasan tersebut perlu disiapkan.

4. Mengenal pasti tugasan mana yang lebih penting untuk mencapai matlamat sesuatu program atau aktiviti. Ia boleh dilakukan dengan menulis kelebihan dan kekurangan kenapa pekerja harus atau tidak melakukan kerja yang disenaraikan terlebih dahulu.

Proses ini mampu membantu untuk menyenarai pendek kerja-kerja yang tidak harus ada dalam senarai utama. Pekerja mesti membuat kerja yang harus dibuat dahulu bukan kerja apa yang hendak dibuat.

5. Menetapkan masa untuk menyiapkan tugasan setiap hari. Pekerja mesti mengenal pasti berapa lama masa yang akan diambil untuk menyiapkan tugasan pada hari itu dan berapa lama masa rehat yang mereka akan ambil.

Sebagai contoh, seorang pekerja akan membuat tugasan selama 40 minit dan kemudian mengambil masa 10 minit untuk berehat. Pekerja harus memastikan yang mereka mengikut masa yang ditetapkan untuk mencapai matlamat kerja.

Ia mungkin akan menyusahkan pekerja di awal pelaksanaan tetapi dalam jangka masa panjang mereka akan dapat menyesuaikan diri bilamana ia berjaya ditabiatkan.

6. Memastikan semua benda tersusun. Setiap pekerja haruslah memastikan semua benda di atas meja dan kawasan kerja mereka tersusun supaya memudahkan mereka untuk mencari dokumen dan ia akan menjimatkan masa.

7. Pengagihan kerja. Setiap pekerja haruslah memastikan bahawa sekiranya terdapat kerja yang terlalu banyak dan harus disiapkan dalam masa terdekat ia perlu diagihkan mengikut tugasan yang bersesuaian dengan tenaga dan masa yang diperuntukkan.

Sekiranya terlalu banyak kerja yang diminta kita buat, agih-agihkan tugas kepada bahagian yang lebih kecil.

Jika menghadapi kesukaran, dapatkan seseorang yang boleh membantu serta mahir dalam bidang tersebut.

8. Pekerja wajar memastikan diri mereka sentiasa siap siaga. Berada di dalam keadaan yang fokus untuk membuat tugasan setiap hari.

9. Menghadapi segala gangguan dengan berkesan. Pekerja hendaklah menetapkan masa bila mereka ingin melakukan sesuatu tugasan penting tanpa diganggu oleh keadaan sekeliling.

Sebagai contoh, pekerja boleh mencari tempat yang minimum gangguan untuk membuat tugasan yang memerlukan penumpuan yang khusus.

10. Menukar cara pemikiran kita (Anjakan Paradigma Minda). Setiap pekerja haruslah menukar cara pemikiran mereka dengan menyerapkan sifat-sifat positif dalam menjalankan amanah yang dipikul dengan penuh tanggungjawab bagi memajukan diri dan organisasi ke mercu kejayaan.

11. Memberi ganjaran terhadap diri. Pekerja boleh menetapkan ganjaran yang bersesuaian untuk diri sendiri apabila dapat menyelesaikan tugasan dalam masa yang ditetapkan.

Justeru, tabiat menangguhkan kerja adalah amalan yang tidak sihat dan ia ditegah oleh Islam itu sendiri.

Berbanggalah dengan tugasan yang kita laksanakan seharian walau sekecil manapun kerja yang kita lakukan.

Insya-Allah, jika disertai nawaitu atau niat yang ikhlas dan menjalankan tugas adalah sebagai fardu kifayah, kita akan diganjari pahala di dunia dan akhirat.

Hidup kita akan bertambah barakah dan seterusnya organisasi serta agama kita akan maju atau berjaya menggapai mercu keterbilangan sewajarnya.

Ayuhlah kita realisasikan: '1 Syiar, 1 Qiblat dan 1 Agama'.

Sumber: Utusan Malaysia 2/12/2009