Buletin Staf - Kolej Matrikulasi Negeri Sembilan

Penggunaan format dokumen mudah alih atau ringkasnya PDF semakin popular. Format ini memudahkan anda berkongsi dokumen seperti laporan, biodata, surat, buku, novel, e-buku, manual atau borang. Fail PDF juga mirip dokumen bercetak kerana kandungannya tidak mudah dipinda dengan sewenang-wenangnya. Ini menjadikan dokumen PDF "lebih dipercayai" berbanding dokumen lain seperti RTF atau DOC. Sifat seperti ini menjadikan PDF sesuai digunakan untuk menyebarkan maklumat melalui internet, e-mel, web dan blog.
Sementara itu, setiap pengguna pasti memiliki aplikasi pemproses kata dalam PC mereka. Boleh jadi ramai yang menggunakan aplikasi popular seperti Microsoft Office yang memiliki pelbagai versi. Sesetengahnya, pernah menggunakan OpenOffice.org, StarOffice, WordPerfect atau AbiWord. Dari pelbagai perisian yang disebutkan tadi, tidak salah jika anda memilih OpenOffice.org. Perisian ini bukan sahaja percuma sehingga hari ini, malah dilengkapi pelbagai ciri menarik. Ini termasuklah keupayaan untuk menghasilkan fail PDF.
Ciri menarik ini telah diperkenalkan sejak kemunculan OpenOffice.org 1.1 lagi. Versi ini menyediakan satu ciri untuk mengeksport PDF dengan sekali klik. Ini membolehkan anda menghasilkan fail-fail PDF dengan mudah tanpa menggunakan sebarang perisian pihak ketiga. Bagaimanapun, kemunculan OpenOffice.org ini telah menjadikan proses pertukaran dokumen yang boleh dipinda (seperti DOC, RTF) kepada format yang boleh dibaca sahaja (seperti PDF) menjadi lebih mudah. Ini sekali gus menjadikan OpenOffice.org popular. Berikut adalah cara-cara untuk menghasilkan fail PDF menerusi OpenOffice.org dan cara memaparkannya.

CARA PENGGUNAAN
Langkah 1:
Mula-mula dapatkan versi terkini perisian OpenOffice.org di http://www. openoffice.org/ - jika anda belum memilikinya. Satu lagi alternatif, anda boleh memilih Portable OpenOffice.org (Rajah 1) kerana versi mudah alih ini tidak perlu dipasang dan boleh diletakkan ke dalam pemacu luaran atau storan USB flash. Fail versi mudah alih ini boleh diperolehi di http:// portableapps.com. Malah, kedua-dua perisian ini serasi Windows 98/Me/2000/XP selain menyokong fungsi untuk menghasilkan PDF.

Langkah 2:
Jika belum ada, anda perlu mendapatkan pembaca atau penayang fail PDF seperti Adobe Reader. Versi terkini pembaca fail PDF ini boleh diperolehi di http://www. adobe.com/reader. Adobe Reader 7.0 menawarkan pelbagai ciri menarik dan lebih canggih berbanding versi sebelumnya. Perisian Foxit Reader di http://www.foxitsoftware.com juga boleh digunakan kerana ia percuma malah bersifat mudah alih. Kedua-dua perisian pembaca/penayang PDF percuma ini adalah serasi Windows.

Langkah 3:
Jika anda memilih perisian OpenOffice.org dan Adobe Reader, anda perlu memasangnya (install) ke dalam PC. Jika anda memilih Portable OpenOffice.org dan Foxit Reader, anda boleh terus menggunakannya sebaik sahaja failnya dibuka. Tugasan anda menjadi senang. Untuk makluman anda,
panduan ini adalah berdasarkan kepada perisian Portable OpenOffice.org dan Adobe Reader 6.0. Apabila kedua-dua perisian ini sedia digunakan, anda boleh memulakan langkah yang selanjutnya.

Langkah 4:
Buka folder PortableOpenOffice, kemudian klikfail PortableOpenOfficeWriter.exe untuk memaparkan tetingkap utama aplikasi Writer. Selain Writer, aplikasi lain seperti Calc, Draw, Impress, dan Math turut dilengkapi fungsi untuk menghasilkan fail PDF. Namun, artikel panduan ini, hanya melibatkan penggunaan aplikasi Writer untuk menghasilkan dan menyunting dokumen sebelum ia dijadikan fail PDF. Bagaimanapun, anda disyorkan agar mencuba aplikasi lain yang dinyatakan tadi.

Langkah 5:
Apabila tetingkap Writer dipaparkan, klik menu Fils, kemudian klik pilihan New, dan Text Document untuk mencipta dokumen baru. Terpulang kepada anda untuk mencipta dokumen yang dikehendaki. Seperti pemproses kata lain, anda boleh memasukkan teks, fon tertentu, imej, kesan khas, jadual, dan sebagainya. Selain menghasilkan dokumen baru, anda boleh membuka fail yang sedia ada atau fail acuan (template), Portable OpenOffice menyokong pelbagai format daripada aplikasi lain.

Langkah 6:
Katakan anda berjaya menghasilkan sebuah dokumen atau memilih mana-mana dokumen yang sedia ada untuk ditukarkan kepada PDF. Setelah berpuas hati, klik pada menu File. Senarainya akan memaparkan beberapa pilihan termasuk Export, Export as PDF, dan Send. Ketiga-tiga pilihan ini mampu mencipta PDF. Klik pilihan Export atau Export as PDF untuk memaparkan tetingkap Export. Taipkan nama fail PDF, klik butang Save dan klik butang Export pada tetingkap PDF Options.

Langkah 7:
Selain menggunakan kedua-dua menu tadi, anda boleh menggunakan ikon berlabel Export Directly as PDF yang terletak di bahagian "toolbar". Menerusi ikon ini, anda mampu mencipta fail PDF dengan lebih pantas. Di samping mengeksport dokumen terus kepada fail PDF, anda boleh menjadikan PDF yang terhasil sebagai sisipan (attachment) e-mel. Caranya dengan mengklik pilihan Send, dan klik pilihan Document as PDF Attachment. Tetingkap berlabel PDF Options tadi akan kelihatan.

Langkah 8:
Dalam tetingkap PDF Options (Rajah 8), anda boleh menentukan pilihan yang disediakan. Misalnya, dalam kategori Range anda boleh memilih seluruh dokumen, halaman terpilih atau bahagian tertentu sahaja. Dalam kategori Image pula, anda boleh menetapkan jenis mampatan, tahap kualiti atau resolusi imej. Manakala dalam kategori General anda boleh memilih beberapa pilihan lain yang perlu. Selepas berpuas hati dengan pilihan anda, klik butang Export untuk menghantar PDF ke aplikasi e-mel.

Langkah 9:
Selepas anda mengklik butang Export tadi, tetingkap aplikasi untuk mengirim e-mel akan dipaparkan. Sekiranya anda menggunakan aplikasi Microsoft Outlook (seperti dalam contoh ini), maka fail PDF yang dihasilkan tadi terus dijadikan sisipan e-mel. Sekarang anda perlu menaipkan alamat penerima, subjek, dan kandungan mesej sebelum menekan butang Send untuk menghantar fail PDF itu. Cara ini membolehkan anda menghantar fail dokumen dalam bentuk PDF dengan serta merta.

Langkah 10:
Anda boleh menyemak fail PDF yang dihasilkan tadi melalui perisian Adobe Reader yang telah dipasang tadi. Adobe Reader boleh dijadikan sebagai perisian asas (default) untuk membuka dan menayangkan fai-fail PDF. Jadi, apabila anda mengklik pada fail PDF, Adobe Reader akan membuka fail itu dengan serta merta. Selain mencetak dokumen PDF yang dihasilkan, anda boleh menyemak fail tersebut - seperti menguji samada pautan (link) dalam dokumen PDF berfungsi atau tidak.

Rujukan: Majalah PC Julai 2006