Ok

By continuing your visit to this site, you accept the use of cookies. These ensure the smooth running of our services. Learn more.

26 February 2006

Tips MS PowerPoint 2003 (Windows XP)

Kebanyakan pengguna aplikasi lernbaran kerja pastinya inginkan pembaharuan yang ditawarkan Microsoft Office PowerPoint 2003 berbanding versi sebelumnya. Banyak ciri-ciri lama yang masih dikekalkan supaya mereka dapat beralih kepada versi baru dengan lancar. Tidak dinafikan, majoriti mereka sudah menguasai pelbagai ciri yang terdapat pada versi terdahulu, namun mereka tetap berminat mengetahui ciri-ciri terbaru. Jadi, senarai tips di bawah ini boleh dicuba agar pengguna dapat meningkatkan kemahiran yang sedia ada.

1. Cara memaparkan bentuk untuk setiap fon
Seperti aplikasi persembahan yang lain, PowerPoint juga menyediakan pelbagai jenis fon untuk diguankan dalam slaid yang hendak dihasilkan. Fon yang hendak digunakan boleh dipilih dengan mengklik pada menu Format kemudian memilih pilihan Font. Selain itu, pemilihan fon juga boleh dibuat menerusi ikon senarai fon di bahagian "toolbar" (barisan ikon menu). Pada asasnya ia menyenaraikan nama fon yang boleh dipilih, tetapi tidak menayangkan rupanya. Jadi, jika hendak melihat rupa sebenar setiap fon dalam senarai tersebut, pergi ke Tools, Customize, klik kategori Options, dan klik "List font names in their font", dan klik Close.

2. Cara menayang semua pilihan dalam menu
Ada pengguna memberikan reaksi yang berbeza terhadap ciri-ciri tertentu yang diperkenalkan. Ini meliputi cara penayangan pilihan yang terdapat dalam setiap menu. Pada asasnya, PowerPoint hanya menayangkan sebahagian pilihan yang sering digunakan sahaja. Tetapi, ciri ini mungkin boleh menganggu kerana anda perlu mengklik sekali lagi untuk menyenaraikan semua pilihan yang ada. Jadi, jika anda hendak melihat semua pilihan yang ada apabila mengklik pada setiap menu, mulakan dengan pergi ke Tools, Customize, dan pilih kategori Options. Seterusnya tandakan pada kekotak kecil berlabel "Always show full menus".

3. Cara pantas menyalin untuk menyalin objek
Seperti dalam aplikasi Word, dan Excel, aplikasi PowerPoint menyediakan cara lebih cepat untuk menyalin objek-objek yang digunakan di dalam slaid. Proses menyalin objek biasanya boleh dibuat menerusi pilihan Copy yang ada dalam menu Edit, atau dari senarai pilihan apabila anda mengklik kanan pada mana-mana objek yang ditanda. Selepas menyalin objek, anda perlu menggunakan pilihan Paste untuk menampalnya ke lokasi lain. Namun, anda boleh menyalin mana-mana objek dengan pantas dengan terus menekan kekunci Ctrl dahulu kemudian mengheret objek tersebut. Cara ini lebih mudah untuk membuat salinan baru objek.

4. Cara pantas memilih objek-objek yang kecil
Anda boleh menempatkan seberapa banyak objek kecil ke dalam satu slaid. Tetapi, jika slaid anda terdiri daripada objak banyak objek kecil, anda perlu memilih setiap objek sebelum disusun pada kedudukan yang dikehendaki. Anda boleh memilih mana-mana objek dengan mengklik padanya hingga
muncul tanda segi empat. Tetapi jika kekunci Esc ditekan, PowerPoint akan memastikan tiada satu pun objek yang dipilihnya. Jika kekunci Tab pula ditekan, anda akan dibawa memilih objek seterusnya dalam slaid. Ini berguna untuk memilih dengan tepat objek-objek yang amat kecil, atau objek yang dilitupi objek lain yang lebih besar.

5. Cara pantas membuat pra-tayang setiap slaid
Anda boleh melihat pra-tayang (preview) mana-mana slaid yang sedang disunting dengan segera. Caranya dengan terus menekan kekunci Ctrl, kemudian klik pilihan View Show di bawah menu Slide Show. Jadi, anda tidak perlu menayangkan slaid dalam mod skrin penuh, sebaliknya slaid yang sedang disunting boleh ditayangkan dengan serta merta. Slaid semasa ini dipaparkan dalam tetingkap kecil di sebelah kiri dan atas tetingkap PowerPoint. Jadi, apa-apa perubahan yang dibuat pada slaid semasa boleh disaksikan menerusi pra-tayang dalam masa nyata. Seterusnya, tekan bebutang Esc untuk menutup tetingkap pra-tayang tadi.

6. Cara mengubah kedudukan objek-objek kecil
Objek-objek kecil bukan sahaja sukar dipilih, tetapi juga sukar disusun pada kedudukan yang tepat, lebih-lebih lagi jika meggunakan tetikus. Penggunaan tetikus untuk memindahkan objek pada jarak berskala kecil boleh mengecewakan. Jadi, lupakan sementara tetikus anda, sebaliknya anda boleh menggunakan kekunci tertentu pada papan kekunci. Anda hanya perlu memilih objek yang hendak diubah kedudukannya dan guna kekunci anak panah untuk memindahkan objek ke arah yang dikehendaki (ada empat arah n atas, bawah, kiri dan kanan. Setiap kali anda menekan kekunci tersebut, ia akan mengerakkan objek sebanyak 1/12 inci.

7. Cara menggunakan latar slaid yang berbeza
Jika anda inginkan latar berbeza untuk slaid tertentu dalam tayangan slaid, anda boleh mengabaikan latar belakang induk yang dipilih untuk persembahan. Mula-mula can slaid yang ingin diubah. Kemudian, klik pada Format, Background, tandakan kekotak yang berlabel "Omit background graphics from master", dan tekan Apply. Untuk memilih beberapa slaid serentak, pergi ke menu View dan klik Slide Sorter. Kemudian terus tekan kekunci Ctrl, dan klik pada slaid-slaid yang ingin diubahsuai. Kemudian, pergi semula ke menu Format dan ulangi langkah-langkah untuk mengabaikan latar belakang, seperti mana dijelaskan di atas tadi.

8. Cara pantas menjajarkan objek dalam slaid
Meskipun anda boleh menggunakan tetikus atau kekunci anak panah, susunan objek anda belum tentu akan sejajar. Sebaliknya, anda boleh menempatkan atau menjajarkan objek-objek dalam slaid secara automatik. Proses penjajaran objek ini juga tidak memerlukan garis panduan atau grid. Mula-mula terus tekan kekunci Ctrl diikuti dengan mengklik objek-objek yang hendak diselaraskan. Klik pada bebutang berlabel Draw di bahagian bawah dan kiri tetingkap, dan pilih Align atau Distribute. Pilih salah satu pilihan dari senarai yang muncul, dan objek akan dijajarkan atau disusun secara autornatik mengikut pilihan penjajaran yang dipilih.

9. Cara menyembunyikan slaid-slaid tertentu (Rajah 4)
Anda boleh mencipta slaid tersorok untuk dijadikan rujukan atau dikaitkan dengan slaid tertentu semasa tayangan slaid. Slaid ini boleh disorok dengan mengklik menu Slide Show dan pilih Hide Slide. Jadi, pada slaid tertentu dalam persembahan, anda boleh "melompat" ke slaid tersorok dengan menekan nombornya. Teknik ini berfungsi untuk mana-mana slaid, bukan yang tersorok sahaja. Jika anda memiliki slaid tersorok yang tidak disusun secara berturutan, tekan kekunci H untuk pergi ke slaid yang seterusnya. Untuk kembali semula pada kedudukan semasa di dalam pesembahan anda, klik kanan pada slaid dan pilih Last Viewed.

10. Cara menghubungkan slaid melalui bebutang
Slaid tersorok juga boleh dihubungkan slaid tayangan melalui bebutang. Caranya dengan mengklik pilihan Slide Show, Action Buttons, dan pilih bebutang yang diingini. Setelah bebutang pilihan ditempatkan, klik kanan padanya dan pilih Action Settings supaya kekotak menunya dipaparkan. Ketika di sini, pilih tindakan seperti Mouse Click atau Mouse Over untuk bebutang tadi. Kemudian pilih Hyperlink to dan pilih Slide dari senarai menunya. Kemudian pilih slaid tersorok yang hendak dikaitkan dengan slaid tayangan. Jadi, semasa persembahan kelak, anda hanya perlu klik bebutang tadi untuk memaparkan slaid yang tersorok itu.

Rujukan: Majalah PC

10:55 | Permalink